Pembangunan Basis Data Pelajar Sebagai Fondasi Dasar Pelayanan PPI UK

Continue Reading: 10 min Read

Berapakah jumlah pelajar Indonesia di UK saat ini? pertanyaan mendasar ini terus mengikuti benak ketua umum terpilih PPI UK 2020/2021, Gatot Subroto. Semenjak mencalonkan diri sebagai ketua umum PPI UK, Gatot pun sudah bertanya-tanya mengenai hal ini. Alasannya sederhana, bagaimana pengurus bisa melayani konstituen jika mereka tidak mengetahui siapa yang harus dilayani. Hal ini menunjukkan niat baik kepengurusan kali ini untuk lebih dekat dan bermanfaat untuk para konstituennya, yaitu seluruh pelajar Indonesia di Inggris Raya. Ketika terpilih, Gatot pun mulai memenuhi janji-janji kampanyenya yang mengusung visi menjadikan PPI UK sebagai rumah (home) dan kebanggaan (pride) seluruh pelajar Indonesia di Inggris Raya dan misi HEBAT “human first, empowering, bridging, accommodating, and transforming” sebagai tujuan konkrit yang mengarah pada pencapain visi. Human first berarti menempatkan manusia sebagai hal terpenting dalam semangat pelayanan PPI UK, dimana PPI UK menempatkan kesehatan, keselamatan, dan keamanan setiap anggotanya sebagai prioritas tertinggi organisasi. PPI UK 2020/2021, kemudian, meluncurkan program sensus pelajar untuk membangun basis data sebagai dasar pelayanan, pengambilan keputusan secara lebih akurat, pemetaan pelajar, pemetaan kluster keilmuan, dan lain sebagainya. Intinya, basis data ini turut menjadi dasar pencapaian misi yang lainnya; empowering, bridging, accommodating, dan transforming.

A. Definisi, Strategi, dan Hasil dari Program Sensus Pelajar

1) Definisi Program Sensus Pelajar

Program sensus pelajar PPI UK yang dilaksanakan pada periode November 2020 – Februari 2021 melalui portal online bertujuan untuk mengumpulkan informasi terkini mengenai data demografi pelajar Indonesia di Inggris Raya. Program ini secara lebih khusus, bertujuan untuk mewujudkan basis data tunggal untuk seluruh pelajar Indonesia se-Inggris Raya yang dapat diperbaharui secara real time. Selanjutnya, portal online yang terbangun bisa dikelola tidak hanya oleh PPI UK, tetapi juga bersama-sama dengan PPI cabang sebagai wali data. Basis data, kemudian, dapat dimanfaatkan oleh seluruh pemangku kepentingan, dan data yang dihasilkan konsisten untuk seluruh pemangku kepentingan tersebut, dengan kata lain, sumber data tunggal baik untuk PPI UK, PPI cabang, maupun pemangku kepentingan lainnya.

2) Strategi Program Sensus Pelajar

 Strategi pelaksanaan program sensus bisa dibagi ke dalam dua bentuk sub-project, meliputi proses front-end yang memfokuskan pada desain program, kampanye program, dan koordinasi dengan PPI cabang, dan proses back-end yang menargetkan pembangunan portal data sensus dan sistem manajemen data melalui proses verifikasi, validasi, dan proteksi data. Sub-project pertama menjadi tanggung jawab Departemen Academic Support. Sementara itu, Departemen Data dan Teknologi Digital menjadi pengampu sub-project kedua. Keterlibatan aktif dari kedua departemen ini menunjukkan bahwa program sensus pelajar memerlukan pekerjaan yang bersifat kolaboratif yang menghubungkan aspek manusia dan teknologi.

Hadumanro Randani Malau yang biasa disapa Dani, yang juga menjabat sebagai Kepala Departemen Academic Support mulai memetakan tugas dan fungsi yang harus dia emban di bagian front-end. Hal ini perlu dilakukan agar program dapat berjalan dan mencapai tujuan yang diinginkan. Menurut Dani, tugas dan fungsi departemennya meliputi perencanaan, pelaksanaan, launching, sosialisasi, dan evaluasi. Dody Dharma, bisa disapa Dody, sebagai Kepala Departemen Data dan Teknologi Digital bertanggung jawab dalam perancangan dan pembangunan portal data. Kedua project manager ini juga menegaskan bahwa tugas dan fungsinya dapat berjalan dengan baik dengan kinerja dari seluruh anggota tim.

Mengutip Shannon Kuzmich dalam bukunya Project Leadership, potensi keberhasilan sebuah program sangat bergantung pada potensi dari tim program, dan potensi dari tim sangat bergantung pada potensi individu-individu yang ada di dalam tim tersebut. Teorisasi ini turut dibuktikan oleh Dani dan Dody. Menurutnya, keberhasilan program sensus pastinya tak lepas dari kerja tim yang berdedikasi dan dukungan dari pihak internal dan eksternal terkait. Beragam dukungan didapatkan dari Ketua dan Wakil Ketua Umum PPI UK, dan departemen lainnya di PPI UK, seperti Departemen Keuangan terkait anggaran, Departemen Komunikasi dan Informasi terkait publikasi ke eksternal, Departemen Internal sebagai penghubung dengan PPI cabang, dan Departemen Pelayanan dan Kesejahteraan Anggota yang membantu komunikasi dengan pelajar yang kurang atau belum tersentuh oleh PPI UK. Selain itu, pihak eksternal, seperti KBRI London juga turut berkontribusi besar dalam memberikan masukan berharga dan terutama memberikan dukungan anggaran.

Selain penentuan departemen pengampu dan departemen lain yang terkait, strategi program sensus juga bisa dilihat dari proses penciptaannya, mulai dari perencanaan program, pembangunan portal data, penerbitan regulasi tata kelola, peluncuran, sosialisasi dan evaluasi program.

a) Perencanaan Program Sensus Pelajar

Saat tahap perencanaan muncul pertanyaan, data apakah yang harus dikumpulkan dari para pelajar? Jawaban dari pertanyaan ini adalah tidak perlu semua data diambil, tetapi cukup data yang esensial yang penting bagi pelayanan PPI UK dan pelajar itu sendiri, dan tentunya dengan memperhatikan ketentuan GDPR (General Data Protection Regulation). Elemen-elemen data yang dibangun diantaranya adalah nama pelajar, tempat tanggal lahir, nama kampus, jenjang dan jurusan pendidikan, alamat domisili, kontak, dan sumber pembiayaan. Untuk menjamin akurasi data, pelajar yang mengisi sensus juga diminta untuk melampirkan dokumen bukti identitas, seperti kartu mahasiswa, CAS, atau LoA. Dari sekian banyak elemen data tidak semua informasi dapat diakses oleh publik. Hal ini penting dilakukan untuk menjaga kerahasiaannya. Informasi yang terbuka untuk publik meliputi nama pelajar, nama kampus, level dan jurusan pendidikan, dan PPI cabang tempat pelajar tersebut terdaftar. Periode pengumpulan data ditentukan selama 3 bulan, yaitu November 2020 – Februari 2021. Periode waktu ini dipilih karena kebanyakan pelajar Indonesia datang ke UK sekitar bulan September. Oleh karena itu, project team masih memiliki waktu selama kurang lebih 3 bulan (September – November) untuk mendesain pelaksanaan program sensus.

b) Pembangunan Portal Data Pelajar

Ketika desain program selesai dibuat, selanjutnya adalah membuat portal sensus yang dimaksudkan untuk mengumpulkan elemen-elemen data tersebut. Pada tahapan ini, Dody bersama tim teknologi informasi merealisasikan desain program dalam sebuah sistem informasi, yang diberi nama Portal Data Pelajar. Portal ini terintegrasi dengan website PPI UK dan dapat diakses pada alamat https://portal.ppiuk.org/login?. Untuk masuk ke dalam sistem, setiap pelajar diwajibkan untuk membuat akun terlebih dahulu dan dapat dilakukan dengan sangat mudah. Pengembangan portal juga beriringan dengan pembaharuan website berdasarkan peningkatan user experience, dan pembangunan SSO (single sign on). Salah satu prinsip yang diterapkan dalam pembuatan portal adalah kemudahan dan kecepatan pengisian, yaitu kurang dari 1 menit. Target utama adalah mengumpulkan data sebanyak mungkin dulu, bukan selengkap mungkin.

c) Penerbitan Tata Kelola Data di Lingkungan PPI UK

Memahami pentingnya kerahasiaan dan keamanan data yang akan dihasilkan dari program sensus ini, Ketua Umum PPI UK menerbitkan satu keputusan nomor KEP-02/PPIUK/2020 tentang Tata Kelola Data di Lingkungan PPI UK. Tata Kelola ini juga dibuat dengan pertimbangan maksimalisasi pemanfaatan data untuk kepentingan pelayanan kepada para pelajar, baik yang dilakukan oleh PPI UK maupun PPI cabang. Pihak-pihak dalam pelaksanaan tata kelola data sensus meliputi produsen data, wali data pusat, wali data cabang, dan pengguna data. Tata kelola ini juga termasuk peringatan kepada semua pihak yang terlibat untuk tidak menyalahgunakan hak akses atau menggunakan data PPI UK yang tidak sesuai peruntukannya atau di luar kewenangannya.

d) Peluncuran Program Sensus

Infrastruktur portal sensus telah siap dan tibalah saat peluncuran program strategis ini. Beberapa cara dilakukan, melalui IG PPI UK dan group WhatsApp para pelajar Indonesia di Inggris Raya. Pertama, ajakan untuk mengikuti program sensus disampaikan melalui postingan IG PPI UK pada tanggal 9 November 2021. Caption IG dibuat semenarik mungkin untuk menarik perhatian para pelajar. Bahasa yang santai, mudah dimengerti, dan kekinian menjadi kunci komunikasi eksternal, ditambah dengan pernyataan yang kuat mengenai manfaat sensus, kemudahan pengisian, dan jaminan kerahasiaan data. Selain itu, panitia sensus juga menyediakan hadiah menarik untuk para partisipan. Kedua, informasi program sensus ini juga disebarkan ke grup-grup WhatsApp para pelajar. Grup-grup ini menjadi salah satu kanal komunikasi yang penting bagi para pelajar Indonesia di Inggris Raya, dan dapat dimanfaatkan untuk menyebarluaskan informasi mengenai program-program PPI UK.

e) Sosialisasi Program Sensus

Program sensus telah diluncurkan. Selanjutnya, sosialisasi program juga dilakukan secara berkala untuk meningkatkan partisipasi dari para pelajar. Salah satu cara efektif yang bisa dilakukan adalah melalui kerja sama dengan PPI cabang. Masing-masing PPI cabang memiliki hubungan lebih dekat dengan para konstituen PPI UK yang tersebar di seluruh Inggris Raya. PPI UK memahami potensi ini dan kemudian memberikan pemahaman kepada PPI cabang mengenai pentingnya program sensus dan manfaat yang ditawarkan, termasuk juga memberikan akses data melalui peran wali data cabang dan membantu PPI cabang untuk melaksanakan tugas dan fungsinya dengan baik dalam melayani anggotanya. Basis data yang dihasilkan dapat digunakan bersama-sama sesuai dengan keputusan tata kelola data di lingkungan PPI UK.

 f) Evaluasi Program Sensus

Untuk mencapai tujuan, program sensus juga perlu melakukan evaluasi, salah satunya dengan mendengarkan masukan dari users. Beberapa contoh diantaranya adalah masukan untuk menghapus beberapa elemen data yang dianggap tidak perlu dibuka ke publik. Permintaan data oleh pihak eksternal juga perlu mendapatkan perhatian secara bijak mengenai data apa saja yang bisa dibagikan.

3) Hasil Program Sensus Pelajar

Hasil dari program sensus per April 2021 dapat diakses melalui https://ppiuk.org/2021/04/statistik-sensus-ppi-uk-november-2020-februari-2021/. Basis data mencatat 1.212 anggota yang berasal dari 32 PPI cabang dan 125 kampus. Berdasarkan kriteria level pendidikan, master memiliki proporsi terbesar sebanyak 41,47% disusul oleh doktor dengan presentase sebesar 35,78%. Proporsi terkecil adalah research fellowship sebanyak 0,09%. Dari kriteria area keilmuan, ekonomi dan bisnis mendominasi sebanyak 35,17% dan disusul oleh STEM sebanyak 23,80%. Dari sisi pendanaan, hasilnya cukup menarik dimana lebih dari 59% pelajar Indonesia di Inggris Raya sumber pendanaannya adalah self-funded. Basis data ini terus bergerak karena program sensus masih terbuka dan setiap pelajar yang belum berpartisipasi masih dapat berkontribusi. Menurut Dani dan Doddy, capaian ini sangat menggembirakan dan melebihi ekspektasi, namun masih sekitar 50% dari perkiraan total mahasiswa Indonesia yang ada di UK. Estimasi ini didasarkan pada hasil riset dan beragam informasi dari sumber eksternal terkait, seperti British Embassy dan KBRI London. Data terkini per 4 Oktober 2021, sebanyak 1.601 pelajar telah terdaftar. Namun yang perlu diperhatikan, data ini menunjukkan jumlah pelajar terdaftar dan tidak menggambarkan jumlah pelajar yang masih aktif.

 B. Manfaat Besar dari Basis Data Hasil Sensus

 Banyak manfaat yang sudah dirasakan dari terbangunnya basis data pelajar Indonesia di Inggris Raya. Pertama, data pelajar memudahkan PPI UK dalam melayani anggotanya melalui beragam program yang bermanfaat. Sebagai contoh, sosialisasi program-program strategis, seperti MVP (the most valuable pelajar), ISIC, ThinkLab, dan pemilu menggunakan email blast kepada seluruh pelajar yang datanya diperoleh dari sensus. Bahkan, data area studi juga menjadi dasar bagi program knowledge management (KM) PPI UK dalam menentukan 8 kluster keilmuan untuk dapat dikelola pengetahuannya dengan baik. Kedua, basis data juga menjadi rujukan bagi pemangku kepentingan yang memiliki tugas serupa untuk memberikan pelayanan kepada para pelajar Indonesia, misalnya KBRI London. Ketiga, data ini juga menjadi acuan untuk mengetahui para pelajar yang mungkin mengalami kendala selama di Inggris, misalnya terkait dengan kesehatan, wellbeing, dan studi, dan kemudian memberikan bantuan yang diperlukan. Apalagi situasi masa pandemik, basis data sensus terbukti memberikan banyak manfaat dalam membantu para pelajar melewati masa-masa sulit. Keempat, data ini membantu mengenali calon narasumber yang dibutuhkan oleh pihak eksternal, misalnya terkait dengan sharing beasiswa, atau kegiatan lain yang memerlukan pengetahuan dan keahlian tertentu. Artinya, basis data sensus ini bermanfaat baik bagi PPI UK, PPI Cabang, para pemangku kepentingan, maupun pihak eksternal lainnya. Kelima, basis data juga bisa membantu generasi penerus kepengurusan untuk berinovasi menghasilkan pelayanan-pelayanan bentuk baru, misalnya kerja sama ID number peserta sensus dengan discount member untuk merchant tertentu.

C. Tantangan dari Pelaksanaan Program Sensus Pelajar

Setiap program tentunya memiliki tantangan dalam pelaksanaan. Tantangan ini perlu diidentifikasi untuk dapat dihadapi dengan baik dan tidak mengganggu tujuan utama tercapainya kesuksesan program. Pertama, desain program yang dimulai dari nol. tantangan ini dapat diatasi dengan meminta banyak masukan kepada pihak-pihak lain seperti anggota pengurus PPI UK, PPI cabang, KBRI, dan pastinya para pelajar Indonesia. Komunikasi yang baik dan produktif menjadi kunci utama. Kedua, pembuatan sistem portal yang user friendly. Aplikasi teknologi semestinya memberikan kemudahan untuk para penggunanya. Perancang aplikasi harus mengingat hal ini selama proses pembuatan aplikasi, dan meminta masukan kepada calon user adalah hal yang bijak. Ketiga, mendorong partisipasi yang tinggi dari para pelajar. Hal ini dapat dilakukan melalui komunikasi eksternal yang baik, misalnya menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan menjelaskan mengenai manfaat dari program. Menampilkan visualisasi dari data yang sudah terkumpul melalui statistik yang menarik dan berwarna juga terbukti meningkatkan partisipasi. Hal ini dikarenakan para pelajar mendapatkan pemahaman bahwa data mereka benar-benar dikelola dan dimanfaatkan dengan baik. Keempat, dukungan pendanaan. Pembuatan portal sensus tentunya membutuhkan dana yang cukup banyak, sehingga perlu memikirkan cara untuk mendapatkan sumber pendanaan yang reliable. Terakhir, proteksi basis data hasil sensus memerlukan tata kelola yang baik dan bertanggung jawab. Pimpinan PPI UK memiliki tanggung jawab besar untuk menjamin keamanan data para pelajar.

D. Pembelajaran untuk PPI UK Masa Mendatang

 Sebagaimana telah dijelaskan di atas, program sensus pelajar PPI UK 2020/2021 bukan sebuah program yang mudah dilaksanakan. Program ini membutuhkan kerja keras dari seluruh project team dan melibatkan collaborative work dengan berbagai pihak. Energi pemikiran manusia, waktu, dan biaya menjadi beberapa elemen kritikal yang sudah dialokasikan untuk kesuksesan program. Oleh karena itu, sifat alamiah kepengurusan PPI UK yang berganti setiap setahun sekali perlu mendapatkan perhatian khusus. Mengingat kepengurusan 2020/2021 telah membangun fondasi basis data yang cukup kuat, harapan besar berikutnya ada di generasi penerus kepengurusan untuk melanjutkan program strategis ini. Selanjutnya, upaya meningkatkan partisipasi lebih banyak dari para pelajar juga perlu mendapatkan perhatian khusus. Tata kelola data di lingkungan PPI UK juga harus terus menerus diperbaharui untuk menjamin pengelolaan data secara baik dan benar sesuai regulasi dan best practice di Inggris Raya. Terakhir, pelayanan-pelayanan baru yang akan diberikan oleh PPI UK sebaiknya juga didasarkan pada informasi basis data hasil sensus supaya tepat sasaran.