Mengenal PUSTAKA Lebih Dekat: Sebuah Platform Sistem Manajemen Pengetahuan PPI UK
By: Dyah Adi Sriwahyuni - PhD Candidate in Business and Management, Queen Mary University of London
Manajemen pengetahuan atau yang biasa dikenal sebagai KM (knowledge management) telah lama menjadi salah satu fasion manajemen yang prominen sejak tahun 1990-an, sejalan dengan era post-capitalist society dimana difusi teknologi menyebar secara cepat lintas budaya dan area geografi (Drucker, 1993). Bahkan, KM dinobatkan sebagai salah satu ide manajemen yang signifikan di abad 20 oleh Fortune Magazine (Scarbrough, 2002). Mendasarkan pada knowledge-based theory, KM muncul untuk menunjukkan bahwa manusia menjadi penting dan berharga karena pengetahuannya. Pengetahuan ini menjadi modal intelektual, bersamaan dengan sumber daya lainnya yang bermanfaat untuk menciptakan dan mempertahankan keunggulan kompetitif organisasi (Grant, 2010). Bahkan, modal intelektual ini dianggap lebih penting dibandingkan dengan tenaga kerja dan modal tangible lainnya. Selain elemen manusia, teknologi dan proses KM sendiri menjadi 3 hal penting dalam penerapan manajemen pengetahuan. Oleh karenanya, KM didefinisikan sebagai sistem multi-layer dari teknologi, norma, dan praktik yang berinteraksi sepanjang waktu untuk memfasilitasi penciptaan dan pembagian pengetahuan dalam sebuah organisasi (Pan & Scarbrough, 1999).
KM juga beririsan dengan teori learning organisation. Menurut salah satu guru manajemen terkenal, Peter Senge (2004), learning organisation atau organisasi pembelajar adalah sebuah organisasi yang menjadi tempat anggota organisasi secara terus-menerus mengembangkan kapasitas untuk menciptakan hasil yang benar-benar diinginkan, di mana pola-pola pemikiran baru dan ekspansif dikembangkan, di mana aspirasi kolektif dibebaskan, dan di mana orang-orang terus-menerus belajar bagaimana belajar bersama. Pembelajaran terus-menerus ini penting bagi organisasi yang ingin terus kompetitif dalam dunia yang terus berubah dalam waktu cepat dan penuh ketidakpastian. KM, pun, dapat memfasilitasi organisasi untuk menjadi organisasi pembelajar. Melalui pemanfaatan teknologi, KM dapat membantu organisasi untuk mengubah pengetahuan individu menjadi pengetahuan organisasi dengan menyimpannya dalam sebuah sistem yang dapat diakses dan dipelajari oleh anggota organisasi lainnya.
Dengan demikian, KM juga memfasilitasi proses penciptaan pengetahuan baru dengan mengubah pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit yang mudah dibagikan kepada pihak lain.
Dalam literatur KM, sudah jamak kita membaca penerapan KM dalam organisasi sektor bisnis dan sektor publik. Namun, bagaimana dengan kontek organisasi non-profit, khususnya perhimpunan pelajar Indonesia (PPI) di luar negeri. Sejauh ini, penulis belum menemukan literatur yang relevan. Berangkat dari asumsi bahwa PPI juga sebuah organisasi yang perlu untuk bertumbuh dan survive, penulis meyakini bahwa PPI juga memerlukan KM. Meyakini pentingnya KM dalam membantu organisasi untuk menjadi organisasi pembelajar, PPI UK kepengurusan 2020/2021 menghadirkan KM sebagai salah satu program strategis yang diampu oleh Departemen Riset dan Kajian Strategis. Sebagai organisasi yang besar dan telah berdiri sejak puluhan tahun yang lalu, PPI UK menyadari sepenuhnya banyaknya pengetahuan yang beredar di dalam organisasi.
Pengetahuan ini dihasilkan dari hasil interaksi dan dialog yang terjadi secara berkesinambungan antara para pengurus dan antara pengurus dengan stakeholders dalam melaksanakan tugas dan fungsi PPI UK.
Ada tiga hal yang menjadi landasan program KM. Pertama, KM menempatkan diri untuk memenuhi visi misi empowering, bridging, dan accommodating. Kedua, bergantinya pengurus juga diiringi dengan perginya seluruh pengetahuan yang dimiliki oleh para pengurus sebelumnya. KM, kemudian, juga dimaksudkan untuk menjadi penghubung antar generasi pengurus dengan memperkenalkan budaya berbagi dan kodifikasi pengetahuan. Selain itu, kekuatan PPI UK yang berasal dari ribuan pelajar dengan kluster keilmuan yang beragam menjadi pendorong kuat untuk memperkenalkan budaya tersebut. Oleh karena itu, KM PPI UK dihadirkan untuk mewujudkan organisasi PPI UK yang tumbuh besar, berkesinambungan, dan pembelajar.
“… KM dapat membantu organisasi untuk mengubah pengetahuan individu menjadi pengetahuan organisasi dengan menyimpannya dalam sebuah sistem yang dapat diakses dan dipelajari oleh anggota organisasi lainnya.”
Dengan melihat landasan dan tujuan tersebut, program manajemen pengetahuan PPI UK 2020/2021 memfokuskan diri pada empat area utama:
ISF merupakan legacy dari kepengurusan PPI UK 2018/2019 yang akan dilanjutkan oleh kepengurusan 2020/2021 dan menjadi jalan pembuka pelaksanaan ISIC (Indonesian Scholars International Convention) 2021. ISF merupakan kumpulan dari para mahasiswa Indonesia di UK yang dipersatukan oleh ketertarikan yang sama atas disiplin ilmu tertentu.
Kegiatan ini mengumpulkan tesis/disertasi/artikel ilmiah/artikel konferensi yang dihasilkan oleh para mahasiswa Indonesia yang sedang atau telah selesai melanjutkan pendidikan di Inggris raya. Sama dengan ISF, program ini juga bertujuan untuk membangun kesadaran tentang pentingnya kodifikasi dan berbagi pengetahuan antara mahasiswa aktif dan alumni Inggris Raya. Dengan kata lain, program ini berupaya untuk membangun komunitas epistemik yang kuat, selain juga memberikan masukan ilmiah kepada para stakeholders, termasuk pemerintah.
- Kisah sukses pelaksanaan program-program strategis PPI UK 2020/2021.
Kegiatan ini menuliskan kisah sukses pelaksanaan proyek strategis di PPI UK yang akan menjadi pembelajaran penting dan bernilai bagi kepengurusan selanjutnya. Tidak hanya kisah sukses, namun juga lesson learnt yang akan membantu generasi penerus kepengurusan PPI UK untuk melaksanakan kegiatan secara lebih baik, efektif, efisien, dan berdampak luas. Sumber utama penulisan adalah hasil wawancara dengan aktor-aktor penting yang bertanggung jawab menjamin keberhasilan program, dan aktor-aktor lain yang menurut aktor utama turut memberikan dampak positif terhadap keberhasilan sebuah program.
Forum diskusi online diharapkan memberikan sarana kepada seluruh pelajar Indonesia se-Inggris raya untuk tetap berkomunikasi dengan sesamanya, baik dalam hal keilmuan ataupun hal non-keilmuan lain namun penting dan kritikal dalam menjalani kehidupan di Inggris raya.
“… dengan topik keilmuan beragam, PUSTAKA juga diharapkan dapat menjadi hub bagi para scholars multi-disiplin.”
Pemanfaatan Teknologi Melalui Sistem Manajemen Pengetahuan: PUSTAKA
Dalam rangka efisiensi dan efektivitas kodifikasi dan pembagian pengetahuan kepada seluruh mahasiswa Indonesia se-Inggris Raya pada umumnya dan generasi penerus kepengurusan PPI UK pada khususnya, hasil dari keempat lingkup kegiatan di atas akan disimpan dalam sebuah sistem yang terintegrasi dengan website PPI UK. Dalam hal ini, Departemen Riset dan Kajian Strategis berkolaborasi dengan Departemen Data dan Teknologi Digital menghadirkan sistem manajemen pengetahuan, diberi nama PUSTAKA. PUSTAKA adalah singkatan dari PPI UK Sharing and Transfer Knowledge for All. PUSTAKA dapat diakses pada alamat website https://ppiuk.org/pustaka/.
PUSTAKA menghadirkan menu-menu untuk meng-capture pengetahuan yang dihasilkan dari program manajemen pengetahuan, meliputi artikel hasil ISF, Bank Tesis, Kisah Sukses Program, dan forum diskusi online, ditambah dengan Nusantara Virtual Café (NVC) dan Indonesian Scholars International Convention (ISIC).
Artikel ISF merupakan hasil dari forum diskusi ilmiah bulanan yang dilakukan oleh 8 kluster keilmuan, terdiri dari; economics and business, education, energy, health, infrastructure and built environment, politics and law, social, arts and humanity, dan STEM. Dengan topik keilmuan beragam, PUSTAKA juga diharapkan dapat menjadi hub bagi para scholars multi-disiplin. Hal ini juga menunjukkan pesan kolaboratif kepada seluruh mahasiswa. Menu Bank Tesis mengkodifikasi beragam artikel konferensi/artikel ilmiah/disertasi/tesis yang telah dihasilkan oleh mahasiswa Indonesia yang sedang atau sudah menyelesaikan pendidikannya di Inggris Raya. Menu kisah sukses akan menyajikan gambaran deskriptif suatu program disertai dengan faktor-faktor kontribusi kesuksesan dan pembelajaran. Mengikuti jumlah kluster dalam ISF, forum diskusi online juga memiliki 8 kluster keilmuan, ditambah dengan satu tema non-akademis. NVC yang merupakan forum diskusi publik tentang topik terhangat kekinian dengan konsep triple-helix juga menghasilkan satu pengetahuan eksplisit di setiap penyelenggaraanya.
Terakhir, menu ISIC menampilkan A to Z penyelenggaraan ISIC yang ke-20.
Harapan Kepada Generasi Mendatang
Keberhasilan KM ditunjukkan dengan mengakarnya budaya berbagi dan kodifikasi pengetahuan. Proses ini tentu memerlukan kesinambungan program dalam waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, siapapun nanti yang akan memimpin PPI UK dapat meneruskan program ini dan konsisten mempertahankan identitas PPI UK sebagai institutional entrepreneurs atas program manajemen pengetahuan untuk perhimpunan pelajar Indonesia di luar negeri.
***