Oleh: I Wayan Darya
Sekilas tentang ISIC-SI PPIUK 2017
Sesuai dengan judul tulisan ini, acara ISIC-SI (Indonesian Scholars International Convention-Simposium Internasional) yang bertempat di University of Warwick menurut saya memang layak disebut sebagai event Indonesia terbesar di UK. Betapa tidak, acara yang diselenggarakan oleh PPIUK (Perhimpunan Pelajar Indonesia di United Kingdom) ini melibatkan total 28 pembicara yang akan memberikan seminar dan berdiskusi dalam 7 bidang yang berbeda, ditambah dengan seminar dari 5 akademisi Indonesia yang berkarir di UK serta presentasi makalah dari para mahasiswa Indonesia di UK yang melakukan penelitian di 5 bidang akademik yang berbeda.
Terlihat sekali dari runtutan yang saya jabarkan ini ya. Itupun ditambah lagi dengan rangkaian acara bernama Gala Cultural Night (GCN) yang dimeriahkan oleh pertunjukan kesenian dari PPI UK Cabang dan mungkin yang banyak ditunggu oleh mahasiswa Indonesia di UK yakni penampilan dari penyanyi muda berbakat Tulus. ISIC-SI tahun 2017 yang bertajuk “Accelerating Indonesia’s National Potential Towards 2030” memang memiliki harapan bahwa komitmen untuk mengoptimalkan peluang besar bagi Indonesia di berbagai bidang bisa bermula dari event terbesar di tahun 2017 ini.
Sekilas tentang Gala Cultural Night (GCN)
Sebagai bagian dari event ISIC-SI, acara Gala Cultural Night (GCN) juga berlangsung selama ISIC -SI diadakan yakni tepatnya pada malam hari pertama tanggal 24 Juli 2017. GCN sendiri juga memiliki tema tersendiri yang berfokus pada kesenian tradisional dan kontemporer Indonesia. Melalui acara ini selain ada kesempatan untuk mahasiswa Indonesia di UK yang memiliki bakat dan ketertarikan seni, ada pesan khusus yang ingin disampaikan yakni bahwa Indonesia tidak hanya kaya akan kesenian tradisional dari Sabang sampai Merauke tetapi juga kesenian kontemporer yang menandakan Indonesia juga turut andil dalam kesenian modern.
Untuk kesenian tradisional sendiri ada 9 macam pertunjukan mulai dari tarian sampai atraksi pencak silat. Sementara kesenian modern berupa penampilan dari band yang beranggotakan mahasiswa Indonesia di UK serta penampilan penyanyi muda bertalenta yang sedang digandrungi saat ini yakni Tulus. Di sisi lain acara ini juga ditujukan untuk memberikan hiburan bagi seluruh peserta dan pembicara bahkan panitia ISIC-SI.
Berawal dari Departemen Seni Budaya PPIUK
Sehubungan dengan posisi saya di PPIUK sebagai anggota Departemen Seni Budaya, saya ditugaskan sebagai penanggung jawab acara yang bernama Gala Cultural Night (GCN) yang merupakan bagian dari event besar ISIC-SI. Dilatari dengan ketertarikan saya akan kesenian khas Indonesia, dan juga posisi saya sebagai mahasiswa domisili London yang tentunya akan memudahkan mobilisasi saya sebagai panitia ke lokasi acara yakni di University of Warwick, saya pun menyanggupi tugas sebagai panitia pelaksana acara ini. Dalam hal persiapan acara sampai pada hari pelaksanaan saya juga banyak dibantu oleh anggota Departemen Seni Budaya lainnya bahkan ketua departemen itu sendiri. Berikut akan saya ceritakan pengalaman saya dalam melaksanakan acara ini.
Perekrutan Panitia dan Pencarian Talent
Dua aktivitas ini sebenarnya kami lakukan hampir di waktu yang bersamaan yakni sekitar awal Februari 2017. Surat undangan partisipasi kami kirim ke total 35 PPI Cabang yang ada di UK. Beberapa balasan pun datang dengan menawarkan sejumlah pertunjukan yang ingin mereka tampilkan. Ada beberapa pertunjukan sama dari beberapa PPI Cabang, dan ini mengharuskan kami untuk menyortir melalui video singkat penampilan mereka. Tidak berhenti sampai disitu, kami masih bergerilia mengkontak beberapa kolega di masing masing PPI Cabang. Dari daftar penampil yang sudah terkumpul, pun masih ada beberapa yang akhirnya memutuskan untuk mengundurkan diri dikarenakan kesibukan dalam beberapa hal termasuk studi berhubung bulan Juli saat acara berlangsung bertepatan dengan masa tugas akhir disertasi terutama bagi mahasiswa master. Dari sinilah proses pencarian talent menjadi lebih intens dan membuat kami ragu apakah bisa mendapat sesuai yang kami rencanakan yakni penampilan yang mewakili daerah di pulau pulau utama di Indonesia. Dan pada akhirnya kami beruntung mendapat 8 macam pertunjukan kesenian yang mewakili 6 pulau dari barat ke timur Indonesia yakni:
- Sumatera
Sumatera Barat: Tari Indang Badindin/PPI York
Riau: Tari Zapin Muda Mudi/PPI Belfast
- Jawa
DKI Jakarta: Tari Betawi (PPI York) dan Tari Kembang Jatoh (PPI Belfast)
- Bali
Tari Puspawresti (PPI London)
- Kalimantan
Tari Bahuma (PPI London)
- Sulawesi
Atraksi Pencak Silat (PPI Birmingham)
- Papua
Tari Yamko Rambe Yamko (PPI York)
Sebenarnya masih ada satu lagi penampilan yang mewakili daerah Papua dan ini ditampilkan oleh kelompok Lingkar Studi Papua (LSP). Kami lalu memutuskan untuk memberikan kesempatan mereka tampil pada acara pembukaan ISIC-SI di pagi hari tanggal 24 Juli 2017.
Seperti yang saya utarakan sebelumnya, kesenian modern juga mendapat tempat di acara GCN ini. Ada penampilan band yang dibawakan oleh PPI Wales dan kami sengaja menempatkannya sebagai band pembuka untuk penampilan Guest Star. Untuk mendapat talent ini pun juga melalui sederetan proses panjang. Ada total 10 penyanyi termasuk band dan grup yang menjadi ‘target’ kami saat itu dan semua kami kontak satu per satu. Setelah melalui beberapa pertimbangan, kamipun memilih Tulus untuk menjadi Guest Star dalam acara GCN. Selain karna bakat dan ketenaran nya di kalangan penikmat musik di Indonesia bahkan negara tetangga seperti Malaysia, komunikasi lebih intens juga kami telah lakukan dengan pihak manajemen Tulus sehingga ini memperlancar proses selanjutnya. Pertemuan dengan pihak Tulus kami lakukan di Indonesia saat itu dan juga di UK karena ada kesempatan saat kunjungannya ke UK. Pertemuan ini juga berkaitan dengan hal pendanaan karna membutuhkan sponsor yang bisa membantu keperluan biaya untuk pertunjukan Tulus yang tentunya tidak sedikit. Beruntunglah kami akhirnya mendapat sponsor tunggal ketika itu sehingga proses selanjutnya bisa dilakukan yakni pengurusan tiket pesawat untuk Tulus dan rombongan total berjumlah 7 orang serta visa kunjungan ke UK.
Untuk perekrutan panitia GCN yang dibutuhkan untuk persiapan acara dan selama acara berlangsung, Open Recruitment pun dilakukan berbarengan juga dengan perekrutan untuk panitia keseluruhan ISIC-SI. Selain itu, saya juga meminta beberapa teman di kampus saya untuk ikut menjadi panitia. Dan akhirnya didapatlah total 9 orang.
1 Bulan Menjelang Acara
Kurang lebih 30 hari menjelang acara, proses persiapan untuk acara GCN berlangsung dengan intens. Saya masih ingat sekali ketika itu saya baru saja tiba di UK setelah kepulangan saya ke Indonesia selama 2 minggu untuk pengambilan data riset disertasi studi saya. Tidak seperti beberapa bulan sebelumnya dimana pertemuan online membahas acara dengan panitia inti dilakukan dua minggu sekali, 1 bulan menjelang acara pembahasan mengenai teknis acara menjadi menu pembuka sekaligus penutup hari melalui percakapan di Whatsapp. Khusus untuk GCN, persiapan untuk pertunjukan Guest Star yang lebih banyak kami lakukan menjelang pelaksanaan. Ini juga termasuk pembelian tiket penerbangan Tulus dan rombongan dari Indonesia ke UK. Kami bahkan mengkhawatirkan Visa mereka yang tanggal keluarnya mendekati tanggal pelaksanaan acara. Pihak KBRI London juga ikut membantu proses penerbitan Visa ini, sehingga pada akhirnya semua berjalan sesuai rencana. Di saat yang sama kami melakukan persiapan yang lain yang berhubungan dengan akomodasi Tulus dan rombongan selama di Warwick dan di London, termasuk juga transportasi antar jemput selama di UK. Beruntung permintaan Tulus dan tim dalam hal akomodasi dan transportasi termasuk juga konsumsi masih bisa kami tangani, yang berarti tidak terlalu menyulitkan.
Untuk penampilan PPI Cabang, persiapan sebenarnya lebih banyak dilakukan sendiri oleh para penampil. Kami panitia bertanggung jawab untuk mempersiapkan kostum yang bahkan beberapa disiapkan sendiri oleh penampil, akomodasi selama acara, dan konsumsi. Transportasi juga diurus sendiri oleh penampil dari dan menuju ke lokasi mereka masing masing, dan nantinya panitia bertanggung jawab untuk mengganti biaya transportasi tersebut dan memberi arahan mengenai rute dari dan menuju lokasi acara.
1 Minggu Menjelang Acara
7 hari menjelang acara, kami mulai disibukkan dengan teknis dan detail acara. Kurun waktu inilah yang banyak menyita waktu. Saya sendiri saat itu memutuskan untuk ‘break’ dulu dari kegiatan menyusun disertasi karena semua perhatian saya harus diberikan untuk acara ini. Walaupun ada keinginan untuk kembali ke disertasi tapi beberapa hari menjelang acara selalu ada saja kebutuhan acara yang mesti segera diurus. Saya pun melewatkan tenggat waktu pengumpulan draft disertasi dan jadwal supervisi karena saya belum bisa melengkapi chapter yang diminta. Berhubung sebagian besar panitia inti juga berstatus mahasiswa master yang juga sedang sibuk untuk disertasi, yang ada di pikiran saya ketika itu adalah bahwa saya tidak sendiri karna mereka juga pasti fokus dengan persiapan acara ISIC-SI meskipun jadwal kami untuk disertasi mungkin berbeda. Bahkan di waktu yang sama nilai mata kuliah spring term diumumkan saat itu, dan alhasil saya memutuskan untuk melihatnya setelah acara selesai karna khawatir mendapat nilai tidak memuaskan yang akan berdampak pada konsentrasi saya pada acara ini hehehe
Yang paling banyak menyita perhatian saya di kurun waktu H-7 ini adalah masalah kebutuhan alat musik dan panggung. Ini mengingat kebutuhan nya harus benar benar disesuaikan dengan permintaan para penampil terutama band dari PPI Wales dan Tulus dan disesuaikan pula dengan budget kepanitiaan. Hal lain juga berkaitan dengan jadwal acara. Akses venue hanya bisa dari jam 12 siang sampai acara selesai yakni jam 9 malam. Acara juga tidak boleh selesai di atas jam 9 malam karna ada penonton yang pulang malam itu juga dengan tiket perjalanan yang dibeli menyesuaikan dengan jadwal acara yang sudah ada. Alokasi waktu yang ketat tersebut lah yang membuat kami harus putar otak untuk mengatur agar semua persiapan mulai dari set panggung sampai gladi terlaksana.
1 Hari Menjelang Acara
Hari Minggu sore tanggal 23 Juli 2017 saya berangkat naik kereta menuju University of Warwick. Tiba di lokasi acara, panitia ISIC-SI sudah berkumpul untuk koordinasi memastikan keberlangsungan acara. Disana pula untuk pertama kali saya bertemu dengan beberapa panitia GCN karna sebelumnya memang belum pernah bertemu mengingat lokasi kuliah kami di UK yang berbeda-beda. Kamipun langsung fokus untuk memastikan segala persiapan acara dengan memastikan kembali semua tugas dan yang akan melakukannya. Yang menjadi fokus kami saat itu adalah masih mengenai pengaturan jadwal mulai dari sebelum dan sesudah acara. Ini dikarenakan beberapa perubahan yang mesti dilakukan terutama terkait dengan ruangan para penampil termasuk Tulus di belakang panggung. Koordinasi selesai saat tengah malam lalu kami beristirahat di penginapan masing-masing yang sebagian besar di tempat tinggal pelajar Indonesia di Coventry dekat University of Warwick.
Hari 1 ISIC-SI (GCN)
Pagi hari jam 7 saya sudah berada di lokasi acara untuk ikut mempersiapkan penampilan tarian Papua dari Lingkar Studi Papua (LSP) di acara pembukaan ISIC-SI. Ini sekaligus menjadi awal penyemangat saya untuk keseluruhan acara GCN karna melihat antusiasme para penari Papua ini saat itu.
Selesai penampilan mereka, saya dan panitia GCN lainnya berkumpul kembali di belakang panggung untuk kembali mendiskusikan detail acara. Setelah makan siang, panitia mulai melakukan tugas masing masing. Saya sebagai penanggung jawab sangat sibuk dengan telepon genggam saya ketika itu, mengingat banyak hal harus dipastikan apakah sudah dilakukan atau tidak. Dan beberapa jam bahkan beberapa menit sebelum acara dimulai ada saja kendala yang terjadi dan itu sungguh di luar perkiraan kami. Misalkan, waktu itu ada kesalahpahaman antara tim kami dan tim belakang panggung dari pihak University of Warwick yang berujung pada sedikit ketegangan. Adapula insiden ketika pengaturan instrumen musik Tulus yang sudah dipersiapkan saat soundcheck tidak tersimpan yang mengakibatkan proses pengaturan dilakukan kembali. Untunglah semua kejadian tidak terduga tersebut tidak mengganggu jalannya acara sehingga pintu menuju kepanggung bisa terbuka bagi penonton tepat 30 menit sebelum acara.
Tepat pukul 18.30, acara pun dimulai dengan pertunjukan kesenian PPI Cabang. Semua penonton termasuk pihak Atase Pendidikan dan Kebudayaan KBRI dan semua pembicara hari pertama ISIC-SI terhibur dengan tari-tarian khas Indonesia dan band dari PPI Wales. Terlebih ketika tiba giliran Tulus memasuki panggung, semua penonton bersorak menyambut sang idola. Penonton sangat antusias dan ikut bernyanyi lagu-lagu yang dibawakan oleh Tulus. Saya dan beberapa panitia yang berada di belakang panggung ketika itu ikut puas bahkan terharu dengan acara malam tersebut terlebih karena penonton dapat terhibur dengan suguhan kesenian GCN.
Tidak ada kendala berarti saat acara berlangsung dan kami panitia sangat bersyukur dengan kelancaran acara ini. Ketika acara selesai saya mengajak semua panitia dan penampil PPI Cabang untuk berfoto bersama di belakang panggung dengan Tulus. Saat itu Tulus sedang sibuk dengan beberapa wawancara dengan pihak media termasuk berfoto bersama dengan beberapa pembicara ISIC-SI. Setelah hampir tidak mendapat kesempatan, akhirnya para penampil PPI
Setelah Acara
Tugas utama saya telah selesai dan tugas berikutnya adalah membantu panitia ISIC-SI lainnya sampai hari terakhir. Walaupun tugas tidak sebanyak saat hari pertama, saya turut serta membantu panitia ISIC-SI lain karena mereka juga telah banyak ikut membantu persiapan acara GCN yang saya tangani. Di hari terakhir kami saling mengucapkan selamat atas suksesnya acara ISIC-SI. Kerja keras kami mulai dari awal terbentuknya panitia sampai hari terakhir ISIC-SI terbayar dengan kesuksesan penyelenggaraan acara. Kami pun saling mendoakan untuk kesuksesan studi dan kelancaran disertasi.
Kesan-kesan
Hal yang paling berkesan bagi saya selama bergabung di kepanitiaan ISIC-SI PPIUK adalah jiwa saling membantu satu sama lain yang sangat kuat. Tim yang solid mulai dari panitia terbentuk sampai acara selesai menjadi hal yang patut mendapat apresiasi. Pun sebenarnya kepanitian ini bersifast sukarela, dan saya banyak menyaksikan panitia dan bahkan bukan panitia sekalipun bersedia ikut membantu pelaksanaan acara ditengah kesibukan studi mereka. Teman-teman kampus saya dari UCL Institute of Education pun turut memberi dukungan moral termasuk datang memeriahkan acara malam itu ☺️.
Sungguh semua ini pengalaman yang tidak akan saya lupakan.
